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    费用预算管理解决方案

    企业全面预算管理是现代化企业很重要的管理方法,致远协同费用预算应用可以支撑企业实现预算管理,为企业的战略目标提供执行依据。同时,对于还没有达到全面预算阶段的企业,费用预算应用也非常高效地实现了企业费用管控的标准,为企业带来丰富的收益。

    协同费用预算可以为起来带来的价值如下:

    经济价值:行之有效的预算控制,细化和深化了企业资金管理

    加强制度执行:费用预算的效率与质量得意提高,费用的使用率更加透明,方便查询

    提高工作效率:费用报销与支出的审批质量与效率大幅提高,降低运营成本

    减轻财务负担:方便财务核算,减少资金沉淀,降低财务费用,实现企业资金的合理利用

    整合企业资源:全员参与的费控操作,大大的提高了企业管理理念的沉淀,管理者可以通过系统及时、准确的了解费用的预算、使用等情况,从而加强监管。

    费用预算管理方案概述

    • 方案背景

      费用预算是指企事业为费用支出成本而做的成本预算。它是一种管理工具,它支持企业中对费用制定的计划和执行控制过程。预算管理是指企业在战略目标的指导下,对未来的经营活动和相应财务结果进行充分、全面的预测和筹划,并通过对执行过程的监控,将实际完成情况与预算目标不断对照和分析,从而及时指导经营活动的改善和调整,以帮助管理者更加有效地管理企业和最大程度地实现战略目标。

      全面预算管理已经成为现代化企业不可或缺的重要管理模式。它通过业务、资金、信息、人才的整合,明确适度的分权授权,战略驱动的业绩评价等,来实现企业的资源合理配置并真实的反映出企业的实际需要,进而对作业协同、战略贯彻、经营现状与价值增长等方面的最终决策提供支持。

      费用预算在全面预算管理的一个其中一个重要策略,有着举足轻重的作用。企业的费用预算管理一般分为以下四个阶段。

      网上报销阶段

      费用控制阶段

      预算管控阶段

      全面预算管理阶段

    • 管理难题

      缺乏有效的数据支持和科学的编制体系及预算管理工具,预算编制周期往往过长,有的甚至远远超过了预算年度要求执行预算的时间,严重影响预算的执行。

      报销不规范:费用支出的合理性得不到有效控制;报销规定不能即时查询,导致出错率较高,影响财务部门核算,效率低下。

      管理工具原始:报销的原始单据采用纸质形式保存,无法查询、汇总,无法进行多年数据的分析比较,查询历史相关数据的难度非常大。

      管理效率低下:即使有项目或日常费用预算控制,但如果由人工来翻看预算表和逐个查询报销单据,则此项工作会占用了大量的时间和精力,且质量堪忧。

      需要更强的执行力度:企业的费用支出规则和预算制度(如前款不清后款不借、专款专用、限额使用、限时报销等)无法强制遵守,常常因为个人因素影响不能很好贯彻执行。

    • 建设思路

      从信息建设角度出发,解决费用预算管理常见的问题,就需要通过信息化手段,建立整体的费用预算体系,有效落实管理目标,并且通过信息化手段快速高效的预算编制,同时在预算的执行过程中权责分明,最后是对预算绩效的分析和评价。

      致远费用预算管理解决方案以实现企业的全面预算为最终目标,匹配了企业的费用管理每个阶段。

      致远协同费用管理基础应用阶段:这个阶段是致远通过内部的表单流程、流程关联等,实现企业的费用申请、费用报销等应用。

      致远协同费用预算管理业务应用阶段:在这个阶段中,致远协同管理平台搭建灵活的费用预算管理应用,用户可以在平台上进行基于费用预算体系的预算编制、执行、调整、分析等应用。
      企业的费用预算管理需要形成一个成体系的、全员参与、有充分数据支持和工具支持、具备充分灵活性的预算管理体系,因此对于致远协同管理平台而言,高效的执行、简易的操作、强大的流程恰恰针对性的解决上述问题,查找记录、统计结果、生成报表等等都是“小菜一碟”。不仅如此,致远协同管理平台强大的流程引擎,结合业务生成器的“生产业务”的特点,可以构建企业的费用预算应用。致远协同管理应用能按企业、单位自身所需简单方便地自适应性快速调整,也即随企业、单位的变革而成长,应用的落地更加凸显。

      致远协同费用预算管理业务整合阶段:费用预算管理并不是一个独立的应用,它通过致远协同平台和其它关联的系统,如财务系统、ERP系统,项目管理、合同管理等有机整合,形成整体的整合应用。同时,得益于致远强大的生态链建设,费用预算应用通过整合其他应用系统,数据联动,最终形成费用预算管理体系,全面支持企业的全面预算管理。

    费用预算管理方案功能

    • 预算编制
    • 预算执行
    • 预算调整
    • 预算分析

    在系统中预算编制分为预算编制管理、预算编制查询、模板设置、流程设置等几个部分。清晰定义预算控制的内容和责任部门,设计详细的预算内和预算外控制的流程,使公司的一切经营活动和管理活动都能纳入预算管理控制体系中。


    新建预算编制:各部门发起预算编制流程,上报本部门的预算编制信息,并完成流程的审批流转。新建界面上有流水号、发起人、发起时间、预算名称等信息,其数据由系统自动生成。预算表分为支出表和收入表,默认显示支出表。预算表下部有附件区和意见区,供用户上传附件和填写相关意见。


    待办事项:用来方便用户查看、处理未处理的流程,并对为处理的流程进行一个统计。界面包括:流水号、预算名称、发起人、发起时间、年度支出预算数、年度收入预算数等操作。点击“办理”可查看详情。


    已办事项:该部分展示的数据为用户已办理完毕的预算编制流程。某用户办理完毕预算编制流程会从待办事项分类转至已办事项分类中。


    “预算编制查询”采用多维视角编制查询,界面分为上下两部分,上部为条件查询区域,下部为查询结果列表展示区域。在查询区可按照部门、发起人、发起时间、预算名称、分类等进行项目查询。查询结果支持excel格式导出,并且查询结果是按年度支出预算数的大小倒序排列。


    “流程设置”是用来设置预算编制流程中财务部预算岗审核节点,具有查看权限、审核权限的人员。审核人为一人,查看人可有多人。有查看权限的人员可以看全公司的预算编制流程办理状态,但不能办理。


    包括费用报销填报和审批等功能,利用该??榭墒迪植莆癖ㄏ牡缱踊鞒?,通过流程优化,规范管理;实现预算项目限额控制,通过控制,贯彻预算刚性原则。


    1.费用报销填报

    当业务人员填报网报单据时,可通过单据内容,清楚反映出所报费用的预算余额,同时通过人性化的提醒框告知费用执行状况,当本次报销金额大于该预算余额时,根据参数的设定,会产生:1、强控(预警且单据无法发送);2、提醒(预警但单据可以发送);同时,系统会自动匹配你的借款记录,完成对借款的管理。


    2.费用报销审批

    当网络报销单据通过流程流转到管理层审批界面,系统会提供强大的数据推送功能,将所报费用的预算执行情况,历史报销记录,借款冲销情况一目了然的呈现在管理者面前,只需要用鼠标轻点一下单据上的“预算明细查看”功能即可。审批通过的网报表单数据回写该预算执行数,预算余额自动减少。


    在企业经营过程中,市场和业务环境不断发生变化,导致费用的增加或减少,管理层需要根据实际情况对相应费用预算做调整,以满足正常的经营需要。通过流程化的预算调整单进行调整,留下被记录的痕迹。系统支持预算的多种调整方式。


    (1)审批流程调整

    适用于在预算执行过程中,使用部门的费用预算有调整,针对单个或少数需要调整的费用类型,可通过发起预算调整流程进行调整,描述调整说明,进行调整操作,流程审批完成后写入对应的费用类型预算余额。


    (2)人工预算调整

    适用于对批量费用类型进行批量的预算调整,通过Excel工具完成。人工预算调整需要进行审核。


    一个预算周期完成后,财务需要花费大量的时间去做费用的归集、统计和报表计算,消耗极大。系统提供了多维度预算综合查询,形象的图形展现,让管理层轻松掌控各费用的使用情况以及预算的执行状况,系统还提供了从图形到报表到原始单据到审批过程的快速查询。具体支持按各部门与列支年度对借款金额、付款金额、费用报销金额和差旅费报销金额进行统计,相关的统计内容、统计条件和统计图表等,都可以根据具体的实际需要进行灵活的配置达到使用者的要求。


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